オンライン商談 をする前に意識したい10のポイント

[ はじめてのオンライン営業・マーケティング : オンライン商談 ]

オンライン商談
オンライン商談

なぜオンライン営業をするのか?

まず『オンライン営業のメリットと課題』の復習にもなりますが、改めてオンラインでやりとりするメリットや理由を考えてみると、例えば、面談や商談という会議自体の手配や調整が、従来の対面型よりも手間がかかりません。会議室をおさえたりするなどせずに、オンラインでアレンジできます。移動時間を減らせるため、より多くの商談が可能になったり、遠方のお客さまとも面談できたりします。また、録画することで記録に残せ、社内トレーニングなど、いろいろな活用方法があります。

業界や業種によってオンライン商談の難しさは変わってきますが、オンライン商談を選ぶメリットや効果は無視できません。これまでオンライン営業を行ったことがない企業にとっては、大きな変化であり、挑戦でもあります。ですが、対面式の商談に慣れている企業や営業担当者にとっても、オンライン商談を通じて効率よく自社の製品やサービスを売っていく試すチャンスとして捉えることもできます。まさに今がその時です。本記事では、オンライン面談やオンライン商談をする前に知っておきたいことや意識したいことについてご紹介します。

(1) オンライン営業のアポ調整を簡単にする

面談や商談を行おうとすると、まず日時や場所などの調整は手間がかかります。オンライン営業の場合、リアルな面談や商談と比べると簡単ですが、もっとシンプルにすることができます。例えば、近所の耳鼻科や歯科などのお医者さんのウェブサイトに予約システムがあれば、便利だと感じる人は多いと思います。このように予約カレンダー機能が使えると、お客さまに選んでいただきやすくなります。このようなサービスやWordpressのプラグインも増えてきているため、比較的容易に導入できます。

(2) オンライン営業に必要な機材や機器を確認する

オンラインでのやりとりになると、リアルの商談や面談では気にならなかったことが問題になったり、うまくいかないことも起きます。例えば、オンライン営業で使うカメラ、マイク、スピーカーなどが問題なく機能するかチェックしておくことが必要です。昨日使えたから今日も大丈夫というわけではありません。できれば予備を用意しておくといいでしょう。また、ソフトウェアが最新であるとか、費強なプラグインはインストールしてあるなどの確認も大切です。面談や商談の直前で慌てて、ソフトウェアをダウンロードして、参加に遅れるなどは避けましょう。

(3) オンライン営業で使用する機材や機器、Web会議ツールを理解しておく

オンラインでのやりとりで必要な道具の使い方がわからず、アタフタしているのを見てしまうと、「この人、大丈夫かな?」と思ってしまいます。相手との信頼関係が既にできていれば別ですが、初回の面談や商談では、プロフェッショナルな振る舞いは大切です。

しかし、普段から使い慣れていないと、画面共有の仕方がわからないみたいなことは起きてしまいます。特に、はじめて使うウェブ会議ツールの場合は、どう操作すればいいか迷うこともあります。この辺りは数をこなして経験していくことでカバーできる部分もあります。ですが、できるだけ基本的な操作方法だけではなく、何かしらちょっとした技術的な問題が起きた時にトラブルシューティングできるぐらい知っておくと、相手も安心するでしょう。

(4) 相手はWeb会議ツールの使い方を知っていると決めつけない

オンライン面談や商談を主催する場合、自分が使い慣れているWeb会議ツールを使うと思います。ですが、会社や人によって使っているツールは違います。Zoomを使っている方もいれば、MS TeamsやGoogle Meetなどを使っている人もいます。そのため、面談や商談のスケジュールを決める際に、ツールの使い方で懸念がないかなどを確認し、必要に応じて、使い方などを説明しておくといいでしょう。

また、カメラをオンのお願いをする・しないは賛否が分かれるかもしれませんが、できればオンにしていただくよう事前にお願いすると、Web会議での話し合いがしやすくなります。こういうことはお願いしにくいとは思いますが、例えば、「今回、重要な話になります。誤解がないようコミュニケーションしたいため、大変恐縮ですが、カメラをオンでお願いできますでしょうか」みたいな感じでお願いするのも手です。

(5) Web会議ツールが使える環境であるかを確認する

<修正要>お客様のセキュリティポリシーの関係で、Web 会議ツールのアプリケーションのインストールやプラグインがうまくいかないということがありました。

(6) インターネット環境を整える

Web会議が円滑に行えるように、

経験的には、インターネットのスピードは、ZoomなどWeb 会議ツールだと10 Mbps ぐらいはあったほうがいいと思います。また画面共有やビデオをオンにして、しっかり視覚的に訴えたい場合は、30 Mbpsぐらいあると安心します。いい画質や音質でやりとりできます。チャットツールとかでちょっとした音声通話であれば、そんなにネットスピードは意識しなくてもいいと思います。

インターネット、スピード測定などのキーワードで検索していただくと、今お使いのネット状況を確認できるインターネット回線の速度テストサイト(例: fast.com )が出てきますので、確認しておくことをオススメいたします。

(7) プロらしく見えるよう環境を整える

どんな面談や商談でも、相手にできるだけいい印象を持ってもらいたいものです。Web会議においても、相手の方が話しに集中しやすい環境や雰囲気を作っていくことが大切です。実際には相手によりますが、一般的には、シンプルな背景にして気を散らすものを減らすほうがいいでしょう。お互いに声が聞きやすいように静かな環境も必要です。また、例えば、窓を背景にした逆光状態の場合、顔が暗くなります。そうならないように、十分な光が入るような場所や向きを調整したり、顔とほぼ同じ高さからライトを照らしたりするなどの対応もするといいでしょう。また、リアルで会うのと同じように身だしなみも注意したいです。

(8) 画面共有する予定の資料を準備する

環境や状況にもよりますが、オンラインの面談や商談でもカメラをオンにして、お互いに顔を見せ合い話し合うと思います。この時に、リアルと同じ用に、必要なタイミングで必要な資料を見せると思います。そこがスムーズにいくよう、事前に見せたい資料を用意しておきましょう。複数の資料があれば、すぐに見せられるよう準備しておくといいでしょう。この辺りは、Web会議だからとか関係ないと思います。リアルと同様に、スムーズなやり取りができるよう事前準備をしっかりやりましょう。

(9) 画面共有できることを確認する

今は、ネット環境や使用しているシステム設定によっては、自分の画面を共有できないことがあります。それは、自分の環境だけではなく、相手の環境が問題だったりもします。ミーティングをスムーズに行うためにも、必要に応じて、事前にファイルを送ったり、チャットでリンクを送ったりしましょう。ミーティングの流れを作る上で大切なことです。

(10) 相手が複数人参加される場合、名前などをメモる準備をする

オンライン商談でお客さまが複数人参加される場合、まずは担当者の方だけではなく、他の方の自己紹介をお願いすることは重要です。このとき、名前や役職などをすぐにメモれる準備を事前にしておくといいでしょう。オンラインの名刺交換やQRコードを読み取るなどの機会があるとは限りません。

些細なことですが、事前に準備できることは少しでもやっていきましょう。

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